Условия участия
Организационный Комитет Форума и выставок
Офис: Санкт-Петербург, Большой пр. В.О., д. 103, ВК «Ленэкспо», павильон №6, оф. 111.
Тел/факс: (812) 321 27 18, 321 26 39, 321 26 29
Директор выставочных проектов- Коновалова Анна Игоревна
A.Konovalova@lenexpo.ru,
eco-city@ lenexpo.ru
Менеджер деловой программы – Пономарева Лидия Вениаминовна
L.Ponomareva@lenexpo.ru
Технический директор- Хансен Светлана Игоревна
Тел/факс: (812) 321 27 24
S.Hansen@lenexpo.ru
Для почтовой корреспонденции:
Россия, 199106, Петербург, В.О., Большой пр., 103, «Международный экологический Форум».
Во время монтажа, работы и демонтажа выставок офис Организатора располагается на территории выставочной экспозиции в павильоне №7.
Место, даты проведения и время работы выставок
Выставка проводится на территории ВК «Ленэкспо» в павильоне №7.
Монтаж: 14-16 марта (09.00-20.00)
Работа выставки для экспонентов: 17 – 19 марта
17 -18 марта (09.00 - 18.00), 19 марта (09.00 - 17.00)
Работа выставки для посетителей: 17- 19 марта
17 -18 марта (10.00 - 18.00), 19 марта (10.00 - 17.00)
Демонтаж: 19-20 марта
19 марта (17.00-20.00), 20 марта (09.00-20.00)
Начало заезда Экспонентов с крупногабаритным оборудованием (экспонаты, ввозимые на территорию экспозиции с помощью специальной погрузочной техники ООО "ПАН-БАЛТСервис") – 14 марта (09.00-15.00)
Начало оформления экспонатами стандартных стендов - 15 марта
Стенды должны быть готовы к осмотру посетителями к 10.00 17 марта 2010 г.
В случае необходимости монтажные/демонтажные работы могут быть продлены за счет средств Экспонента. Заявка на продление монтажа/демонтажа должна быть подана не менее чем за 1 час до окончания установленного срока и времени с подписью доверенного лица от Организации-участника.
Все заявки на основные и дополнительные услуги должны быть поданы до 17 февраля 2010 года (если сроки не оговариваются отдельно). Позже указанной даты стоимость предоставляемых услуг повышается на 50 %, и Оргкомитет принимает какие-либо заказы только после предварительного согласования возможности их предоставления. Подтверждением принятия заказа является выставления счета для оплаты.
Оформление участия и условия платежа
Заполненные заявки на участие в выставке и информацию о фирме для публикации в официальном каталоге необходимо представить в ОАО ЛЕНЭКСПО до 17 февраля 2010 г. На основании заявки Экспоненту высылается счёт на оплату заказанных услуг.
Оплата производится в рублях в течение 7 банковских дней после выставления счёта и подтверждается копией платёжного поручения с отметкой банка об оплате полной суммы заказанных услуг. Окончательный расчёт за участие производится не позднее 30 дней до начала монтажных работ. Без 100% оплаты Экспоненты на выставку не допускаются и строительство стендов не производится.
Экспонент вправе использовать предоставляемые ему в аренду площади только в соответствии с задачами и тематикой выставки.
Экспонент обязан принять выставочную площадь не менее чем за 12 часов до открытия выставки и сдать ее по окончании демонтажных работ. Выставочные площади, заказанные экспонентом и не занятые за 12 часов до открытия выставки, рассматриваются как свободные, и «Ленэкспо» имеет право распорядиться ими по своему усмотрению. В этом случае сумма, полученная за аренду площади, экспоненту не возвращается.
В случае выставления Экспоненту дополнительных счетов (за дополнительные услуги в соответствии с Условиями Участия) в период работы выставки, Экспонент обязан оплатить их до начала демонтажа выставки. В противном случае, Организатор оставляет за собой право приостановить вывоз экспонатов и стенда Участника до полной оплаты задолженности, включая дополнительный счет по затратам Организатора на демонтаж, транспортировку и складирование экспонатов и стенда Участника.
Экспонент обязуется не покидать выставку до ее официального окончания. В последний день монтажа оформляется Акт сдачи-приемки услуг.
Частичный или полный отказ Экспонента от аренды, ранее заказанных и оплаченных выставочной площади, а также услуг и работ менее чем за 14 (Четырнадцать) календарных дней до начала монтажных работ по выставке, влечет за собой уплату Экспонентом Организатору неустойки в размере 50% произведенной оплаты за невостребованную площадь и 100 % произведенной оплаты за выполненные по заказу Экспонента работы и услуги.
При частичном или полном отказе менее чем за 7 (семь) календарных дней до начала монтажных работ по выставке влечет за собой уплату Экспонентом Организатору неустойки в размере 100% произведенной оплаты за невостребованную площадь и 100 % произведенной оплаты за выполненные по заказу Экспонента работы и услуги.
Выставочная площадь
Организатор предоставляет экспоненту в аренду открытую (на улице) и закрытую (в павильоне) выставочную площадь, оборудованные стенды и другие услуги с первого дня монтажа до окончания демонтажа. Заказ выставочной площади и строительства стенда осуществляется в соответствии с установленными расценками. Каждый неполный квадратный метр считается за полный.
Экспонент вправе размещать на своей выставочной площади со-экспонентов, а именно юридическое или физическое лицо, находящееся на стенде Экспонента и распространяющее информацию о себе в любом виде, только после согласования с Организатором выставки. Экспонент обязан оплатить регистрационный сбор за каждого со-экспонента в соответствии с Расценками.
Экспонент предоставляет Организатору список аккредитованных представителей до 17 февраля 2010 г.
Семинары и презентации
Фирмы-участники выставки имеют возможность участвовать, проводить семинары и презентации. Заявки на участие и проведение семинаров и презентаций должны быть представлены Организатору не позднее 17 февраля 2010 г.
Каталог, реклама
Оплатив один регистрационный взнос Участник имеет право опубликовать текстовую информации (до 500 знаков на русском и английском языках) о деятельности компании и логотип в официальном каталоге выставки, а также разместить название компании в отраслевом рубрикаторе.
Фирма-участник имеет возможность разместить дополнительную информацию или рекламу в каталоге выставки. Оплата производится в соответствии с расценками.
Организатор должен получить в электронном виде текстовую информацию, логотип или рекламный модуль не позднее 17 февраля 2010 г. В случае неисполнения Участником данного условия, Организатор оставляет за собой право разместить имеющуюся в его распоряжении информацию об Участнике без согласования с ним.
Погрузо-разгрузочные работы, оформление таможенных документов
Транспортировка грузов на выставку осуществляется участниками самостоятельно. Непосредственно на территории Выставочного комплекса транспортно-экспедиторское обслуживание, погрузо-разгрузочные работы, обработку и хранение тары, доставку грузов на стенд осуществляет ООО "ПАН-БАЛТСервис". По вопросам заявок на вышеназванные услуги и тарифов на них следует обращаться в "ПАН-БАЛТСервис" по адресу: 199106, Санкт-Петербург, Большой пр. В.О., 103, "ПАН-БАЛТСервис", павильон №1 ВК «Ленэкспо». Телефон: (812) 322 6038, 322 6034. Факс: (812) 322 6099.
Размещение иногородних участников
По вопросам размещения иногородних участников следует обращаться в «Туристическую компанию «Ленэкспо» по телефонам: (812) 321 2610, 321 2678, info@lenexpotravel.ru, www.lenexpotravel.ru.
Охрана и уборка
Охрана и безопасность
В период монтажа, демонтажа выставки и в период приёма посетителей на стенде (см. п. «Место, даты проведения и время работы выставок») Участник сам отвечает за сохранность своего имущества, а Организатор не несет ответственности за порчу или пропажу экспонатов и оборудования со стенда Участника в это время.
В дневное время служба безопасности выставочного комплекса обеспечивает контрольно-пропускной режим на территории «Ленэкспо», наружную охрану зданий и сооружений, поддержание общественного порядка, безопасность и помощь при возникновении чрезвычайных ситуаций (пожар и т.д.)
В целях обеспечения сохранности собственного имущества, Участникам во время работы на выставке особое внимание следует обращать на мобильные телефоны, ноутбуки, аудио- и видеотехнику, так как небольшие размеры и высокая стоимость этих предметов делает их особенно привлекательными для краж.
Участник обязан направить своего представителя к открытию павильона (9.00) и присутствовать при его закрытии:
- в период монтажа: 14-16 марта (20.00)
- во время работы выставки: 17-19 марта (18.00)
- в период демонтажа: 19-20 марта (20.00)
Во все остальное время на закрытой площади осуществляется общая охрана экспозиции с кинологами, на открытой площади осуществляется общая наружная охрана ВК «Ленэкспо», но не индивидуальная охрана стендов.
Индивидуальную охрану стенда в дневное и/или ночное время, а так же охрану стендов на открытой выставочной площади можно заказать в службе безопасности «Ленэкспо»:
ООО ОП «Юнион», 199106, Россия, Санкт-Петербург, Большой пр. в.о., 10, тел.+7 (812) 321 2702, 321 2684.
Уборка
В стоимость услуг по предоставлению выставочной площади в павильоне входят вывоз мусора из специально отведенных мест и уборка проходов. Мусор, оставленный перед стендом в пластиковом пакете или коробке, будет убран.
Содержание стендов в чистоте, а также уборка занимаемых площадей, производится самим Участником, либо по его заказу и за его счет Организатором выставки.
Организация питания, приемов, фуршетов на выставках
Питание на выставке, организацию фуршетов и приемов на территории выставочного комплекса осуществляют рестораны «Деловой мир» (тел. 322 2634). С первого дня монтажа и в течение работы выставки в павильонах работают кафе.
Медицинская помощь
В павильоне № 5 находится медпункт, тел. 321 2662. В случае необходимости воспользуйтесь услугами медицинской скорой помощи «03».
